取引先から届いた1通のメールに、ある社長は答えられませんでした。社員が生成AIを使い始めた会社なら、どこでも起きうる話です。
※説明のための架空のケースです。
社員12名のWeb制作会社。長く付き合ってきた取引先から、こんなメールが届きました。
社長はすぐに返信できませんでした。AIの利用ルールは、ありませんでした。誰が何を入力したのかも、わかりませんでした。
誰も悪いことをしたつもりはありません。仕事を早く終わらせようとしただけです。
それでも社長は、取引先に「問題ありません」と書くことができませんでした。
取引先が知りたいのは、AIを使っているかどうかではありません。どこまで管理できているかです。
答えられない会社は、事故が起きていなくても、委託先として見直しの対象になることがあります。入力した情報の扱いに問題が見つかった場合は、まず社内の担当者や決められた連絡先へ共有し、利用したサービスや入力内容を確認しましょう。
必要な対応や連絡先は状況によって異なります。社内責任者など、適切な窓口に確認してください。
すべてのリスクを同じ熱量でつぶそうとすると、仕事が止まります。「起きやすさ」と「起きたときの大きさ」を分けて考えることは、対応を整理する見方の一つです。
設定と社員への説明で、起きにくく小さくする。
そもそもやらない。入力してはいけない情報を決める。
受け入れると決める。気にしすぎて手を止めない。
1社で抱えない。契約で責任の分担を決めておく。
メールに答えられなかった社長に足りなかったのは、高いセキュリティ製品ではありませんでした。自社のリスクが、どのマスにあるかの整理です。
既存のGoogleフォームで、会社の利用ルールや社内の備えを10項目で振り返ります。入力項目と結果の受け取り方は、移動先の案内をご確認ください。
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